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El retrotiming, una ayuda fundamental para la gestión de un proyecto en una agencia de eventos

By 06/10/2015 No Comments
Retrotiming - Blog ISEMCO

El retrotiming es una herramienta o documento de gestión del tiempo que se utiliza en muchas profesiones con el fin de no perder ni un detalle ni dejar nada al azar a la hora de cumplir con la fecha final de un plazo. Existen numerosas herramientas para planificar el trabajo, tanto para gestionar el tiempo en un papel como en digital.  Al final, se trata de que todas las tareas las cuales el organizador de eventos tiene que estar pendiente se plasmen en un soporte para organizarlas dentro del proyecto.

En el caso de los organizadores de eventos, se vuelve indispensable porque son tantas las cosas a tener en cuenta en el proceso creativo y organizativo que requieren subdividirse en tareas más pequeñas que forman parte del todo. El retrotiming sería un calendario donde veríamos en qué orden tenemos que hacer todas las tareas previas al evento, así como durante y post. Es la mejor manera de que el día indicado esté todo perfecto y no surjan imprevistos.

El proceso creativo de un evento necesita unos puntos o hitos bien definidos que dependiendo de la duración y la naturaleza del proyecto serán unos u otros. Si el trabajo requiere desarrollar una propuesta a largo plazo, deben marcarse unas fechas intermedias para revisiones, estado o informes. Así, si algún hito cambia se puede avisar al cliente y la planificación varíe, éste estará satisfecho, si los cambios se notifican con tiempo para reaccionar.

Detalle retrotiming - Blog ISEMCO

En la organización de eventos, los hitos de un retrotiming son los siguientes:

  • Para comenzar los trabajos de organización de todo evento el primer paso suele ser la petición por parte del futuro cliente. Esa primera toma de contacto consta de una mera petición de cita, reunión, conference, etc para que el cliente comunique a la agencia sus necesidades.
  • Una vez establecida la fecha de esa reunión, en ella el cliente da el llamado briefing a la agencia (a veces se procede con una reunión o nos envían el briefing por email o es una simple llamada de teléfono).
  • Después de recibido el briefing, se establece una fecha para realizar la primera reunión de presentación, donde se le enseña al cliente la idea que la agencia ha trabajado para el evento. Esta fase suele tener varios encuentros y reuniones, hasta llegar a la propuesta definitiva, que es la que el cliente elige para su evento. Cada una de estas contrapropuestas no son excluyentes, se pueden recuperar elementos de las primeras propuestas en las últimas o eliminarlo todo y hacer una propuesta nueva y ganadora justo al final del proceso.
  • Tras estos pasos comienza la fase de producción, donde se empieza a fabricar todos los elementos necesarios para montar el evento. Esta fase dura hasta la celebración del mismo.

El motivo por el que en la organización de eventos es fundamental tener planificadas las campañas con fechas desde el principio, no es otro que el hecho de poder cumplir con el trabajo bien hecho, en plazos. Una agencia no puede permitirse, dado los presupuestos que se barajan y la importancia que tienen todos los clientes, fallos del último momento porque podría suponer grandes pérdidas. Hay que apuntarlo todo, no sólo la fecha de entrada del briefing que el cliente manda para que se le pueda dar la propuesta y el día del evento, sino todos los pasos necesarios entre un punto y otro; así, si hubiera algún imprevisto podremos reaccionar a tiempo, mantener informado cliente y tomar las decisiones que sean necesarias antes de que llegue la fecha señalada.

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