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¿Quieres organizar reuniones que NO sean aburridas?

By 11/05/2018 No Comments

El meeting design ha dejado de ser tendencia para ser presente. Es una manera de fomentar la creación de valor en las reuniones, es ir más allá de la propia reunión. Esta técnica aporta además, una visión más estratégica y completa de las mismas.

El meeting design está por todas partes. Una de las claves de su éxito es que tiene en cuenta la opinión y las necesidades tanto de la organización como de los asisten. El meeting design apuesta por la capacidad de influir en el comportamiento del público asistente durante el evento, de forma que se convierta en un impacto a largo plazo para lograr la finalidad del organizador del evento. Las posibilidades son infinitas, siempre buscando que las reuniones no acaben siendo aburridas y que los organizadores obtengan así mejores resultados.

Pero si la reunión no crea valor, de nada sirve, ya que hoy en día siempre hay que tener en cuenta el ROI. Cuando organizamos una reunión, además de buscar que los asistentes pasen un buen rato, tenemos como objetivo alcanzar leads, ventas, etc. a través del evento que justifique nuestra inversión.

¿Cómo innovar en las reuniones? Existen muchas maneras: desde jugar con el contenido, los espacios, el formato, los ponentes, etc. Algunos de los formatos que podemos utilizar para aplicar el meeting design a nuestras reuniones son:

  • Montajes creativos. Por ejemplo, el Open Space Technology: se caracteriza por la posición circular de las sillas para favorecer la participación; o el Fishbowl, que consiste en diseñar la sala con varios círculos concéntricos de sillas. En el centro se sitúan 4-5 sillas, que son para las personas que debaten la temática de la sesión.

 

  • Formatos novedososCampfire, son sesiones con pocos participantes, sentados alrededor de un moderador que inicia el debate; o World café, en el que la sala es diseñada como si fuera un café o un bar, con pequeñas mesas y los participantes cambian de mesa entre las rondas, aumentando la conexión entre personas en un corto plazo de tiempo.

 

  • Celebración en espacios abiertosFreudian Walk:su característica principal es que se organiza al aire libre y no suele ser necesario utilizar ningún tipo de mobiliario y los Walking Meetings, en los que los participantes se reúnen mientras dan un paseo, en lugar de sentarse en una oficina o sala de juntas como una forma extraordinaria de desconectar.

Es importante apostar por la participación activa del asistente, ya que se estima que una persona presta atención una media de 20 minutos, por lo que es recomendable realizar ponencias cortas y que fomenten la interacción.

En el panorama internacional, hay ciudades que están construyendo propuestas innovadoras que ya se han convertido en un referente a corto a plazo. Una de ellas es Dinamarca, pionera en la organización de reuniones innovadoras con iniciativas como Meetovation, para posicionar el destino de manera innovadora pero también para entrenar a todo un conjunto de profesionales del meeting design.

 

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